Personvernerklæring for Ildjernet og omegn vann- og avløpslag

Informasjon om hvordan Ildjernet og omegn vann- og avløpslag håndterer personopplysninger.

Hva er en personvernerklæring?

En personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Ildjernet og omegn vann- og avløpslag håndterer personopplysningene som er lagret for å ivareta medlemsmassen i VA-laget.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person.

Kort om behandling av personopplysninger ved Ildjernet og omegn vann- og avløpslag

Ildjernet og omegn vann- og avløpsalg har en e-postliste hvor vi har samlet e-poster fra alle som ønsker å motta informasjon om va-laget. Denne listen inneholder navn, e-post og informasjon om hvilken eiendom man tilhører.

Vi har også en medlemsliste som består av de som har undertegnet medlemsavtalen. Medlemslisten inneholder foruten e-postadresse også informasjon om gårds- og bruksnummer inklusive matrikkelutskrift, postadresse og telefonnummer, samt informasjon om hvem som er fakturamottaker der flere eiere av samme eiendom står som medlemmer.

VA-laget har også inngått grunneieravtale med alle aktuelle grunneiere, og i denne avtalen oppgis fødselsnummer som er nødvendig med tanke på tinglysning.

For styremedlemmer registreres i tillegg til det ovenstående også fødselsnummer, noe som kreves for registrering av VA-laget i Brønnøysundregistrene. For de i styret som mottar styrehonorar lagres også informasjon om bankkonto samt innhentet elektronisk skattekort.

Formålet med, og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Formål

Formålet med e-postlisten er å nå bredt ut til alle som ønsker å motta viktig informasjon fra va-laget. Formålet med medlemslisten er å ha oversikt over hvem som er medlemmer i va-laget, samt hvem som er fakturamottakere. Formålet med registrering av styremedlemmer i Brønnøysundregistrene er å ivareta de formelle kravene som stilles til et va-lag som vårt, organisert som et konsern med et samvirkelag som eies av medlemmene, samt et aksjeselskap som eies av samvirkelaget og som vil stå for drift av ferdig anlegg. Formålet med grunneieravtalene er å innhente tillatelse til å legge VA-ledingner og pumper på de enkelte eiendommer.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av persondata som beskrevet ovenfor hjemles i følgende lover:

Lov om samvirkeforetak (samvirkelova), 29. juni 2007
Lov om registrering av foretak (foretaksregisterloven), 21. juni 1985
Lov om tinglysing (tinglysingsloven), 7. juni 1935
Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold m.m. (a-opplysningsloven), 1. januar 2015
Lov om bokføring (bokføringsloven), 11. november 2004
Skattebetalingsloven Lov, 17. juni 2005

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine

Informasjon i e-postlisten lagres så lenge va-laget har behov for å sende ut informasjonsmailer, eller til deltakere på listen ber om å bli slettet.

Medlemslisten oppbevares i hele VA-lagets levetid, og oppdateres ved endringer. Medlemmer som avslutter medlemsforholdet blir slettet.

Sikkerheten rundt personopplysningene dine

Ildjernet og omegn vann- og avløpslag SA lagrer medlemsinformasjon og e-postliste i skytjenesten www.box.com. Box.com tilfredsstiller kravene til datalagring i EUs General Data Protection Regulation (GDPR), noe du kan lese mer om her: https://www.box.com/gdpr.

Fakturamottakere lagres av vår regnskapsfører Azets Insights AS i kundereskontroen i regnskapssystemet Visma Business. Utbetaling av styrehonorar utføres av regnskapsfører i lønnssystemet Visma Lønn. Du kan lese mer om hvordan Azets Insights beskytter dataene i henhold til GDPR her: https://www.azets.no/om-oss/handtering-personopplysninger-gdpr/

Informasjon om styremedlemmer registreres i Brønnøysundregistrene og i Altinn, samt hos vår bankforbindelse DnB.

Rettighetene dine

Når Ildjernet og omegn vann- og avløpslag behandler personopplysninger om deg har du visse rettigheter etter personopplysningsloven.

Rett til innsyn

Du har rett til å henvende deg til Ildjernet og omegn vann- og avløpslag for å undersøke hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg. Hvis vi gjør det har du krav på å få vite hvilke personopplysninger dette er, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på. Du vil ikke ha rett til å få informasjon om hvorvidt vi behandler opplysninger om andre.

Rett til å kreve retting

Hvis du etter å ha gjort et innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendig eller unøyaktig, kan du be Ildjernet og omegn vann- og avløpslag rette opplysningene.

Rett til sletting (retten til å bli glemt)

Du har rett til å be om å bli slettet fra e-postlisten va-laget bruker når vi sender ut informasjon. Medlemmer kan ikke slettes fra medlemsregisteret så lenge de rent faktisk er medlemmer, i henhold til samvirkeloven. Styremedlemmer kan ikke slettes så lenge de sitter i styret, i henhold til samvirkeloven og foretaksregisterloven. Informasjon relatert til utbetaling av styrehonorar kan ikke slettes før etter 5 år, i henhold til bokføringsloven.

Rett til begrenset behandling

Denne retten gir deg mulighet til å kreve at Ildjernet og omegn vann- og avløpslag midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

Rett til dataportabilitet

Hvis Ildjernet og omegn vann- og avløpslag behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke eller en avtale Ildjernet og omegn vann- og avløpslag har med deg, og behandlingen utføres automatisk (for eksempel at data kalkuleres automatisk eller maskiner analyserer opplysningene), vil du kunne kreve at vi overfører flere av dine personopplysninger til deg eller en tredjepart.

Rett til å protestere

Hvis du er i en særegen situasjon som gjør at Ildjernet og omegn vann- og avløpslags behandling av dine personopplysninger skaper spesielle utfordringer for deg, kan du protestere mot va-lagets behandling. Hvis dine interesser er tyngre enn va-lagets og heller ikke er i konflikt med gjeldende lovverk vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger.

Kontakt

Daglig leder av Ildjernet og omegn vann- og avløpslag er behandlingsansvarlig for personopplysninger som lagres av va-laget.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt over, kan du kontakte oss på [email protected].